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INSPECCIÓN DE REGISTROS PÚBLICOS

Los registros públicos mantenidos por ADP están disponibles para inspección pública durante las horas regulares del departamento. Efectivo 1 de Julio de 2009, las horas regulares del departamento son Lunes a Jueves todas las semanas, y el cuarto y cualquier quinto viernes del mes, 8:00 a.m. – 5:00 p.m.

El Departamento recomienda que usted haga una cita por adelantado si desea inspeccionar los registros en el Departamento. Esto le ayudará a evitar una larga espera cuando los registros no están fácilmente disponibles, requiere una revisión extensa del departamento para eliminar documentos o información exenta, o son voluminosos.

Además, los registros que está buscando pueden estar en el sitio de Internet de ADP.

Solicitudes para inspección o copia de registros públicos:

  • Su solicitud puede hacerse verbalmente o por escrito, pero el departamento recomienda solicitudes escritas. Una solicitud escrita ayudará a asegurar la exactitud del departamento en la respuesta de su solicitud. Solicitudes escritas pueden ser enviadas por correo, fax, o correo electrónico. Una solicitud escrita no es necesaria si usted ha ido a la oficina a revisar (ver) los registros, esos registros son mantenidos por el departamento para este proposito, y son fácilmente accesibles. Sin embargo, una vez más el departamento recomienda que solicitudes se hagan por escrito y la respuesta sera enviada a usted por correo, o puede venir al departamento con una cita. Esto le ayudará a ahorrar tiempo y evitar una larga espera en el lobby cuando los registros no son fácilmente accesibles o tienen que ser examinados primero para eliminar información confidencial. También es útil para el departamento cuando su solicitud indica que es una "petición de PRA".
  • Su solicitud debe indicar si desea una copia de los registros o si desea establecer una cita para inspeccionar los registros personalmente.
  • Su solicitud debe ser especifica, centrada, y no debe interferir con las operaciones normales del departamento. Las funciones operativas del departamento no serán suspendidas para permitir la inspección de registros durante los períodos en que estos registros son razonablemente requeridos por el personal del departamento para el cumplimiento de sus obligaciones. Si la solicitud requiere una revisión de muchos registros o de información exenta, un tiempo de mutuo acuerdo debe ser establecido cuando la solicitud es para inspeccionar los registros de la oficina de ADP.
  • Su petición debe describir suficientemente los registros para que puedan ser identificados, localizados, y preparados por el personal del departamento. Si la solicitud no es específica y personal centrado del departamento ayudará al solicitante a identificar a los registros públicos que responden a la solicitud o al objeto de la solicitud, describa la información tecnológica o ubicación física si está fuera del sede central del departamento en donde los registros públicos existen, y proporcione sugerencias para superar las barreras prácticas para revelación de registros públicos buscados.
  • ADP puede pedir información adicional de usted la solicitud no es lo suficientemente específica para permitir la identificación de los registros solicitados. Si ADP determina que los registros son registros públicos, ADP proporcionará los registros lo más pronto como sea razonablemente posible..
  • Registros pueden ser vistos (inspecciones) en la oficina del departamento en condiciones determinadas por el departamento. Para poder evitar la pérdida o destrucción de documentos, el departamento reserva el derecho a tener personal presente durante la inspección. Al realizar la inspección o con una petición oral del personal del departamento, la persona examinando los registros no destruirá, mutilara, dañará, alterara, o retirara cualquiera de estos registros del departamento.
  • Si la solicitud de copias de los registros es compleja y extensa y no se puede llenar en 10 días (días naturales) después de la fecha de que la petición fue recibida, ADP notificará al solicitante por escrito dentro de este período de 10 días diciendo que hasta 14 días adicionales pueden ser necesarios para examinar el pedido y determinar si el departamento tiene los registros y si pueden ser prestados o están exentos.
  • ADP no esta obligado a crear un registro que no existe para satisfacer una pedido (por ejemplo, para sintetizar, fabricar, o resumir un registro).
  • No hay ningún cargo para inspeccionar registros. Sin embargo, si desea llevarse copia de registros puede haber una tarifa de duplicación basada en el número de páginas. Las tarifas de duplicación se indica a continuación.
  • Si no tiene una cita y se encuentran en las oficinas del departamento, informe a la Recepción en el lobby que usted esta allí para inspeccionar los registros y no tiene cita. Pregúntele a la recepción que sen comuniquen con la Oficina de Información Pública. La Oficina de Información Pública se pondrá en contacto con el personal adecuado de ADP para reunirse con usted y hacer arreglos para una inspección de los registros que usted está solicitando.
  • Si usted tiene una cita para inspeccionar u obtener copias de registros, pídale a la Recepción que se comunique con la persona con que usted se va a reunir.

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